No comments

Психология дружбы со временем

Светлана Иванова Вт, 01/04/2014 - 12:43

Многие люди, привыкнув к определенным терминам, вообще не задумываются об их сути и рациональности. В частности, хотелось бы обсудить такой термин, как тайм-менеджмент. Дословно такой термин можно перевести как управление временем. Разве мы, когда плывем на лодке по реке, можем управлять рекой? Так же точно мы не можем управлять временем. А что мы можем? Мы можем дружить со временем и управлять собой. Мы с вами обсудим те моменты дружбы со временем, которые, как правило, остаются за кадром в большинстве книг по этому вопросу, даже очень хорошо написанных.

Зачем же дружить со временем? Чтобы из выбора ИЛИ/ ИЛИ (или семья или работа, или успех или счастье, или работа или учеба) сделать И/И. Большинство людей счастливы и живут в гармонии с самим собой именно и только тогда, когда не приходится каждый раз делать мучительный выбор: чем же пожертвовать. Человек, эффективно использующий свое время, больше отдыхает и получает положительных эмоций от общения с близкими людьми, от своих хобби, от чтения или похода в театр, от поездок на природу или шумных вечеринок с друзьями. А положительные эмоции – это, в конечном счете, еще и наше здоровье, красота и энергетика по жизни. Наверное, все это стоит того, чтобы немного остановиться и подумать о том, как подружиться со временем.

Приоритеты и продуктивное и непродуктивное время

Всем известна так называемая матрица Эйзенхауэра, или матрица приоритетов. Однако есть два момента, которые обычно вызывают много вопросов, в частности, у моих слушателей MBA, многие из которых весьма хорошо подготовлены. Итак, матрица предполагает разделение всех задач по двум осям – срочное и важное. Однако очень часто возникают вопросы, как именно определять, что именно является срочным и важным. Итак, предлагаю вариант интерпретации, который мне кажется наиболее актуальным:

Важное = одновременно значимо для бизнес-результатов и сложно в исполнении. Например, вам необходимо составить для партнера компании приглашение на празднование юбилея фирмы. Повлияет ли текст приглашения существенно на результаты вашего бизнеса? Нет. Следовательно, вы можете поручить составить это приглашение секретарю. Другой вариант – необходимо составить письмо дистрибьютора о повышении цен на следующий год, причем важно сохранить с ним позитивные отношения. Может ли это повлиять существенно на бизнес? Да. Сложно ли это? Да. Поэтому вы будете делать это сами. Другой вопрос, будете ли вы сами отправлять это письмо по почте (допустим, что именно так оно должно быть отправлено). Скорее всего, вы поручите это секретарю, так как получение письма, безусловно, значимо для бизнеса, однако технически осуществить это просто. Таким образом, мы еще раз приходим к выводу, что важное = одновременно имеет существенное влияние на бизнес и сложно в исполнении.
Срочное. При определении срочности большинство людей учитывают только удаленность срока, к которому необходимо выполнить задачу, а также время на ее реализацию. Этого недостаточно. Нужно также учитывать длительность других дел, которые запланированы у вас на данный период, а также свободное время других людей, если их помощь или информация понадобятся вам для реализации задачи. Таким образом, ситуация может выглядеть примерно так: Сегодня 15 число, к 25 вам необходимо подготовить аналитический отчет. Время на подготовку отчета – 5 рабочих часов. Срочное ли это дело?
- А) несрочное, так как у вас нет большого количества других дел с жестким принципом планирования
- Б) срочное, так как 17 вы уезжаете в командировку, где у вас не будет возможности готовить отчет в силу других задач
- В) срочное, так как для подготовки отчета вам необходимо 2 часа времени маркетинг-аналитика, который сможет уделить вам его только 16 числа.

Такая схема оценки срочности задачи является значительно более эффективной, чем просто расчет длительности дел.

Как дальше использовать Матрицу Эйзенхауэра? Первый очевидный вариант, который дается на всех тренингах по тайм-менеджменту – делегировать все неважное, оставляя себе только наиболее важные дела. Так как об этом пишут все, я не буду останавливаться на этом вопросе. А вот очень часто задаваемый вопрос – что делать, если делегировать некому, или все подчиненные перегружены, или просто в силу конфиденциальности или традиций корпоративной культуры такие дела не принято кому-либо делегировать? И вот на этот вопрос почти никто не дает ответа. А я рискну и попробую его найти.

У каждого из нас в течение дня, недели, даже месяца есть более или менее продуктивное время. Продуктивность времени может определяться самыми разным и факторами, более или менее очевидными:

биологические часы;
степень усталости;
дела, предшествовавшие этому времени (например, некоторые, выполнив утром очень сложную или стрессовую задачу, вес день находятся на подъеме, а некоторые, наоборот, весь день в непродуктивном состоянии;
кто-то в состоянии цейтнота мобилизуется, и продуктивность времени повышается, а других все прямо противоположно;
у кого-то шум вокруг снижает продуктивность, у кого-то повышает или не влияет;
кто-то в начале недели максимально отдохнул и собран, другой только входит в рабочее состояние;
для кого-то время в дороге (например, в самолете – поезде или его ожидании) – максимально продуктивно, так как нет других соблазнов, кто из-за бытовых неудобств не может сосредоточиться.

Это список можно продолжать до бесконечности. Как соединить идею о важности дел и продуктивности времени, позитивно повлияв таким образом на дружбу со временем?

Итак, идея проста до предела: в наиболее продуктивное свое время вы планируете дела самой высокой важности, а чем ниже продуктивность, тем ниже степень важности планируемых дел. То есть необходимо выполнить следующие задачи для себя:

Определить критерии продуктивности своего времени (под себя, а не только руководствуясь теми факторами, которые перечислила я);
Научиться определять приоритет важности и сделать это для основной массы своих дел;
Распределять дела в прямой зависимости – важность дела – продуктивность времени;
Регулярно отслеживать эффективность системы.

Приведу пример из своего опыта работы в компании Johnson & Johnson в качестве HR директора.

В течение типичного рабочего дня (понятно, что не все будут такими) я решала следующие задачи: стратегические вопросы HR и аналитика, интервью с кандидатами того уровня, который я осуществляла лично, консультирование сотрудников, коучинг, решение сложных или конфликтных ситуаций, подготовка тренингов для сотрудников и дистрибьюторов, анализ резюме на лично закрываемые вакансии, разговор с кандидатами по телефону (не интервью, а оргвопросы или обратная связь по итогам интервью), обсуждение с коллегами – внутренними заказчиками рекрутинга текущие вакансии и результаты интервью, текущие рутинные вопросы (типа авансовых отчетов и отчетов по бензину).

Моя продуктивность времени: я ненавижу пробки, они выводят меня из равновесия, а дорога на работу в тот момент была с ними связана, мое продуктивное время начинается с 10 – 10-30, я мало ем за обедом (то есть не вызывается сонливость), я не чувствительна к шуму вокруг, после сложного или стрессового дела я мобилизуюсь и продуктивность повышается, я легко переключаюсь и моя продуктивность выше при отсутствии монотонности в работе.

А теперь давайте рассмотрим логику планирования типичного дня, исходя из той информации, которую мы только что обсудили:

Время дня (промежутки времени указаны приблизительно, с допусками около 15 минут погрешности)	Факторы, влияющие на продуктивность	Итог оценки продуктивности времени	Степень важности дела	Сама задача
9-10	Утро, пробки	Низкопродуктивное время	Неважное (в данном случае – простое для меня)	Просмотр резюме
10-12	Оптимальное время, уже вошла в ритм, но еще не устала	Продуктивность выше среднего	Важное	Решение сложных ситуаций, коучинг
12-14	В ритме, не устала, после задач, требующих определенного напряжения, испытываю максимальный драйв и подъем	Наиболее высокая продуктивность	Очень важное	Стратегические HR вопросы, сложная аналитика, решение наиболее сложных ситуаций в коллективе
14-17	Требуется переключение внимания со стратегически-аналитических задач на более приземленные, однако продуктивность по-прежнему высокая	Высокая продуктивность	Важное	Подготовка к тренингам, проведение интервью с кандидатами
17-18	Заряд энергии в результате интервью, однако некоторая усталость и требуется смена деятельности	Средняя продуктивность	Средняя важность (за исключением особо сложных и специфических случаев)	Обсуждение с коллегами кандидатов
18 — …	Снижение продуктивности в связи с утомлением	Низкая продуктивность	Низкая важность	Рутинные документы, рутинная почта, работа с резюме на вакансии не самого высокого уровня

Разумеется, я привела условный вариант, в какой-то ситуации день может выглядеть совсем по-другому или возникнет форс-мажор, при котором мы не вполне можем сами влиять на корреляцию продуктивности времени и важности задач. Основная задача – стремиться к этому и использовать каждую возможность.

Что я очень рекомендую вам в связи с темой «Важность задачи и продуктивное время»? Я очень рекомендую попробовать этот подход на себе и оценить его как объективно (насколько либо увеличилась продуктивность и креативность решения действительно важных задач, либо уменьшились временнЫе затраты).

Также стоит подумать и в более широком смысле слова о продуктивных возможностях собственного времени. Могу привести примеры из своего личного опыта. У меня еще со времен студенчества была привычка к тому, что время – ценный ресурс, но, как и все нормальные люди, я бываю ленива и подвержена соблазнам. В связи с этим еще в институте я пришла к любопытному интуитивному заключению (это только сейчас я все так умно формулирую, а тогда была только интуиция и желание) – продуктивность моего времени резко возрастает в ситуациях, когда нет соблазнов заняться чем-то другим, более приятным, отвлечься на разговор. При этом факт – меня не отвлекают шумы и наличие людей вокруг.

Результаты, к которым я пришла по итогам этого наблюдения:

в конце 80-х – начале 90-х я существенно подтянула уровень владения английским языком за счет… дефицита продуктов питания и очередей в магазинах. Я брала с собой книжку на английском и словарик. И к удивлению стоящих рядом общающихся бабулек погружалась в чтение. А дома вряд ли бы могла себя заставить.
значительную часть своих статей и книг я написала в дороге – в самолете, гостиничном номере вечером, а также в перерывах на обед или перемену в своих тренингах или лекциях на программах МВА. Нет других соблазнов, а вот дома мне заставить себя гораздо труднее, следовательно, продуктивность будет ниже (так как настрой, по моему опыту, непосредственно влияет на продуктивность деятельности).

Еще один полезный совет по этой же теме – стоит не только самому проанализировать себя с точки зрения продуктивности времени, но и посоветоваться с другими людьми, которым вы доверяете, так как некоторые вещи, связанные с эффективностью поведения гораздо лучше видны со стороны. Особенно значима такая экспертная оценка в том случае, если ваша работа представляет собой нечто публичное (например, презентации, переговоры, ведение совещаний и тому подобное), и большую роль играет не только то, как вы сами себя чувствуете, но и насколько хорошо выглядите со стороны, производите внешнее впечатление.

Запланированное и стихийное время. Спонтанное время

Эти термины вы встретите во всех книгах и тренингах по т.н. тайм-менеджменту (мы же уже договорились, что временем как таковым управлять нельзя, можно только «дружить» с ним и управлять собой). Однако всегда удивляет тот факт, что многие авторы четко указывают процент, например, 60/ 40. Наше новое слово здесь о том, что такой процент нельзя посчитать в среднем, а можно только определить для себя, сделав тщательную фотографию своего рабочего дня, недели, месяца. Итак, давайте для начала определимся с терминами.

Запланированное время – это время, в течение которого вы и только вы влияете на то, чем вы заняты, вы хозяин положения, вас никто или почти не отвлекает и подбрасывает дополнительных вопросов и задач, которые надо срочно сделать. Давайте рассмотрим примеры:

Вы бухгалтер и понимаете, что в эти часы сотрудники не будут обращаться к вам с какими-либо вопросами или задачами (или в силу специфики вашей работы они вообще к вам не обращаются).
Вы работаете в активных продажах, то есть клиенты не выходят на вас сами, и это время вы отвели для подготовки презентации, уединились, и работаете наедине с самим собой.
Вы менеджер по подбору персонала, эти часы выделены вами для просмотра заранее накопленных резюме, которые вы и просматриваете.
Вы руководитель, сегодня весь день отведен вами на корректировку бизнес-плана, для чего вам не нужны коммуникации с другими людьми.
Вы одна дома и хотите приготовить праздничный ужин для своего мужа. Никто вас не отвлекает, никого больше рядом нет.
Вы решили дочитать сегодня книгу и заранее договорились с мужем, что он возьмет на себя ужин и детей.

Стихийное время – время, в течение которого занятость зависит не от вас, а от других людей и/ или обстоятельств:

Входящие звонки от внешних или внутренних (коллеги, чьи вопросы решать входит в ваши обязанности) клиентов.
Вы заняты разрешением сложной или конфликтной ситуации, создавшейся в вашем отделе, точно прогнозировать, какое время уйдет на это, нельзя, так как вовлечено слишком много людей.
Вы подбираете персонал. Интервью может длиться час, если кандидат заинтересовал, или закончиться в течение двадцати минут, если кандидат оказался не очень подходящим.
Вы убираете квартиру, а вокруг вас вертится ваш маленький ребенок, которому то хочется поесть, то в туалет, то ему жарко и надо переодеться.
Вы дома читаете книгу, но знаете, что в течение ближайших двух часов придут сборщики нового шкафа. Вы понятия не имеете о том, сколько времени вам придется им уделить, должны ли вы их постоянно контролировать, сколько вопросов они зададут.

Каждому из нас стоит сделать так называемую «фотографию» своего времени (не говорим рабочего, так как личное время можно планировать по тем же самым принципам). При этом стоит не ограничиваться одним днем и даже неделей, а сделать такой замер, например, на месяц, потом – на неделю, потом – уже на день. Почему это так? Дело в том, что соотношение запланированного и стихийного времени может определяться не только в течение дня, но и в течение более длительных периодов времени (Например, наибольшее количество звонков от клиентов у вас традиционно приходится на пятницу, и они почти не звонят по понедельникам. Это значит, что процент стихийного времени к запланированному в пятницу будет выше в пятницу. Аналогичная тенденция может быть в течение месяца или даже года, если вы сталкиваетесь в бизнесе с ярко выраженной сезонностью).

Итак, у каждого человека соотношение запланированного и стихийного времени может очень сильно отличаться. Вопрос в том, а для чего же нам надо знать об этом, главное, и как использовать для повышения собственной эффективности и удовлетворенности жизнью. Здесь можно выделить два основных момента:

Вы можете точно планировать объем своих рабочих или личных дел только на тот период времени, который относится к запланированному. Это значит, что если мой восьмичасовой рабочий день состоит 50*50, то я могу жестко планировать свои дела только на 4 часа из них. На остальные 4 часа у меня будут резервные дела, которые, однако, можно сделать и не сегодня, если все эти часа будут заполнены стихийными делами. Аналогичный принцип распространяется и на личное время. Я могу быть уверена, что начав в восемь вечера, я закончу приготовление блюда, которое требует часа времени, ровно в девять, только если это время стопроцентно запланированное. Однако если я понимаю, что в этот момент меня могут отвлекать муж, дети или сборщики мебели, как в том примере, то нельзя быть уверенной, что к девяти закончишь, надо иметь определенный запас времени. Это самое первое и самое простое.
Значительно больший эффект для повышения вашей эффективности и удовлетворенности будет давать уменьшение процента стихийного времени в пользу увеличения запланированного. Давайте обсудим способы, с попощью которых это можно будет сделать. Их несколько:
- Распланируйте свой день таким образом, чтобы максимум факторов, которые делают ваше время стихийным, приходились на строго определенное время, а все остальные дела, на которые влияете только вы, — на остальную часть дня. Это можно сделать, если наблюдается четкая временнАя закономерность (например, звонки от клиентов поступают преимущественно во второй половине дня, после получения ими информации от вас) или если вы можете повлиять на свои «приемные часы» (например, часы консультирования сотрудников определены на вторую половину дня).
- Постарайтесь использовать табличку «Извините, в настоящее время я занята на 1 час (или другое время)» в те часы, когда вы выполняете особенно важную работу или закрывать дверь кабинета, если у вас отдельный кабинет.
- Постарайтесь минимизировать количество отвлекающих вас от важных дел факторов. Например, в период выполнения важной работы можно выставлять автоответчик и перезвонить позднее, а также не отвлекаться на каждое пикающее входящее сообщение по e-mail или другим средствам связи.

Пожиратели времени

Давайте определимся с критериями эффективно проведенного времени: это или полученное удовольствие или польза. Поэтому в личной жизни пожирателями времени мы можем считать только то, что не принесло ни того ни другого. Так что даже если вы просто лежите перед телевизором с бутылкой пива, но при этом получаете от этого удовольствие, то время потрачено не зря. Старайтесь не делать сами и не заставлять своих близких делать то, от чего явно нет удовольствия, а польза сомнительна (ярким примером такой ситуации является довольно характерный случай, когда ребенка заставляют ходить в музыкальную школу, которую он явно терпеть не может, и при этом у него явно нет задатков профессионального музыканта). Если же вы получили или удовольствие (посмотрели интересный фильм) или пользу (придумали план садового участка) или и то и другое (то есть полезное хобби, к этой категории может быть отнесен и план садового участка, если его составление доставило вам радость), то время было использовано совершенно правильно.

Однако в организации рабочего времени мы гораздо чаще столкнемся с так называемыми пожирателями времени, то есть тем, что не приносит пользы для дела. Давайте сразу постараемся классифицировать пожиратели времени и сразу обсудить, как мы можем поступить в отношении их.

Пожиратели времени
Приятные	Неприятные
Осознать, оставить их в своем графике работы, однако в разумном количестве. Сознательно планировать их в течение рабочего дня как необходимые перерывы для отдыха. К таким приятным пожирателям может относиться чашка кофе, разговор с коллегой или по телефону с другом о чем-то, не имеющем отношения к работе, чтение газеты или Internet при условии, что это не имеет отношения к работе	Устранимые	Неустранимые
	Выделить такие пожиратели времени, найти варианты их полного устранения или минимизации. Примеры подобных решений:

найти наиболее оптимальный маршрут дороги на работу;
создать несколько почтовых ящиков в e-mail или принцип сортировки, так чтобы меньше времени тратить на открытие и чтение тех писем, которые вам пока не нужны;
более точно соблюдать регламент совещания;
уметь корректно, но твердо закончить затянувшийся и уже никому не нужный разговор

Такие пожиратели времени нельзя полностью устранить, но их можно эффективно использовать:

время в пробке — прекрасный шанс послушать аудиокнигу или обучающий диск по английскому языку;
ожидание (встречи с клиентом, приема у начальника, самолета в аэропорту) легко компенсируются, если у вас с собой электронная книга, ноут-бук или просто блокнот, в котором вы можете делать заметки, которые впоследствии помогут более быстро выполнить необходимую работу;
время, пока вы не можете дозвониться до нужного абонента, можно использовать для параллельного просмотра почты или каких-то не очень сложных для восприятия документов;
необходимость просмотра большого количества документов можно частично компенсировать или за счет приобретения навыков скорочтения или за счет первонального просмотра только наиболее значимых частей документов, чтобы потом уже решить, стоит ли читать его в полном объеме

Вот мы с вами и нашли несколько действенных подходов, которые позволят каждому лучше дружить со временем, учитывая свои индивидуальные особенности. Теперь дело за вами, потому что только сильное желание, усилия воли и определенный труд позволит вам действительно применить на практике инструменты оптимизации использования времени.

Удачи в этом!!!

<<< Вернуться

Оставить комментарий